Nómina y prestaciones sociales en Colombia

05.06.2023 (Actualizada)

Actualización: La DIAN avisa que el incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones

Aunque la normativa está vigente desde hace años y obliga a miles de empresas a generar las nóminas electrónicas de sus empleados y remitirlas a la DIAN, lo cierto es que muchas empresas no lo están haciendo. Una muestra es que solo están cumpliendo con la norma 3.100 empresas, frente a la 113.000 compañías que todavía no cumplen con la normativa.

Cabe recordar a los empresarios y empleado que no estén familiarizados con la normativa, que el documento de nómina electrónica es el único comprobante de los gastos laborales válido para incluir en las deducciones en la declaración de renta. El no expedir las nóminas electrónicas conforme a norma, puede implicar sancione monetarias.

Las empresas que no realicen la emisión del documento de soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste ante la Dian en los tiempos establecidos podrían enfrentar a las siguientes multas:

• 5 % del total de su nómina si no presenta ninguna información.

• 4 % si suministra información errónea y no la corrige dentro de los plazos.

• 3 % si entrega la información tarde.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional – DIAN de Colombia, ha puesto en marcha su plan para la implementación de las nóminas electrónicas dentro de su sistema de facturación. La funcionalidad, anexo técnico y plazos de obligatoriedad vienen regulados en las resoluciones 000013 y 000037. 

Tal y como está dispuesto en la resolución las empresas deberían adaptar sus sistemas de facturación para comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica a partir del 1 de septiembre de 2021, fecha en la que arranca el primero de los calendarios de adhesión progresiva establecidos por la DIAN, según el número de empleados de las empresas.

Nuevo sistema de nómina electrónica

El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de los sueldos.

Además, este documento también debe indicar los pagos devengados, las deducciones por parafiscales y el valor neto a pagar.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

El nombre que reciben las nóminas electrónicas. Refleja la retribución percibida de una persona derivada de su relación laboral con una empresa.

¿Qué son las Notas de Ajuste del Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

Documentos electrónicos para la rectificación o modificación de nóminas.

¿Qué empresas deben emitir nóminas electrónicas?

Todas aquellas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

Calendario de implementación

La DIAN ha previsto tres cronogramas de adopción escalonados:

• Cronograma de implementación de acuerdo con el número de empleados: define la fecha de habilitación en el servicio informático el 01/08/2021 y la fecha máxima de implementación el 29/10/2021. La DIAN mediante la resolución 063 ha prorrogado la incorporación de este primer grupo de empresas ampliándoles el plazo para la emisión de septiembre a día 29 de octubre de 2021.

• Calendario de implementación permanente: tendrán dos meses de plazo para generar los soportes, contados a partir de la realización de los pagos.

• Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: con fecha de habilitación 31/03/2022 y fecha de implementación 31/05/2022.

• La resolución además contempla que cualquier empresa puede al cronograma establecido y comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica.

Flujo de emisión de nóminas electrónicas

A partir de la información obtenida del BPO o software de nómina, la solución de Global Compliance de EDICOM genera las nóminas electrónicas y las transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, siguiendo los requisitos legales y técnicos especificados. La DIAN genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación con el valor «Documento validado por la DIAN». Con la validación obtenida, la plataforma de EDICOM integra el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados. Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

Este flujo de emisión es equivalente en el caso de las notas de ajuste.

Cómo se debe declarar el doumento de nómina electrónica en Colombia

Conforme el artículo 3 de la resolución 000013 de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente, independientemente de que la empresa o el sujeto en cuestión realice pagos en periodos diferentes o inferiores a los pagos quincenales.

El plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al documento se enmarca dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

La nómina electrónica no puede ser presentada de forma consolidada anualmente y enviarse al final del periodo gravable.

Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

• Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.

• Contar con firma digital.

Características del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste

Tanto los soportes de nómina electrónica (NE) como las notas de ajuste (NA) deben incluir el CUNE (Código único de nómina electrónica) y emitirse en un contenedor electrónico, el cual, debe incluir por cada NE y NA el Application Response de la DIAN.

Los Application response son documentos electrónicos de propósito general mediante los cuales se envían las validaciones realizadas por la DIAN en el documento soporte.

Información que debe contener Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

• Datos personales del empleado y de la empresa

• El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

• Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

• Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina

• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina

• El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

• El medio de pago,

• Fecha y hora de generación.

• Firma digital de la empresa.

• Identificación del proveedor tecnológico.

Información que debe contener la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

• Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

• Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

• La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que .

• El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.

• El tipo de documento de ajuste según corresponda.

• La fecha y hora de generación.

• La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.

• Datos de la empresa y del empleado.

• Firma digital de la empresa.