• Pérdida de información:

La pérdida de la información hace imposible la liquidación de los conceptos de nómina como por ejemplo, prima de servicios, cesantías, vacaciones entre otros conceptos.

• Diferencias entre contrato y liquidación de nomina:

Un error que se comete al liquidar la nómina de un trabajador es tomar datos incorrectos de el contrato de trabajo, cómo realizar el cálculo con un salario diferente al pactado ó sin tener en cuenta las variaciones del mismo durante el periodo a liquidar.

• Pasar por alto aspectos especiales de la empresa:

Un error que trae grandes consecuencias es no tener en cuenta los parametros que posee la empresa para el cálculo de la nómina, por ejemplo, la aplicación de la ley 1607 que exonera algunas empresas del pago de parafiscales a excepción de caja de compensación para empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos. Este error genera un aumento de costos.

• Errores en la información del contrato:

Frecuentemente se cometen errores al momento de realizar el contrato de trabajo de una empleado, por ejemplo, no definir el tipo de contrato, el nivel de riesgo o se asigna mal el salario, lo cual genera que al momento de realizar la liquidación de los conceptos de nómina estos se hagan de manera errónea.

• Afiliaciones:

Asignar incorrectamente EPS, Caja de compensación y fondo de pensiones hace que se genere de manera errónea el pago de salario y  de la seguridad social del trabajador, haciendo que se desvíen las transacciones a entidades equivocadas generando mora por el no pago en la entidad adecuada, sin embargo actualmente los administradores de pila te permiten validar para disminuir la posibilidad del error.

• No afiliación en ARL:

Muchos de los empleadores pasan por alto afiliar a sus trabajadores a una aseguradora de riesgos laborales, lo cual trae como consecuencia responder por gastos médicos, pensiones de sobrevivencia o de invalidez y toda contingencia o accidente que sufra alguno de los trabajadores.

• Sanciones:

Dejar pasar las fechas límites de pago de nómina, seguridad social, prima de servicios, cesantías entre otros pagos a los que esté obligado el empleador acarrea una serie de sanciones impuestas por las entidades reguladoras.

• Sobrepasar límite deducciones:

Un error que se comete es deducir a los trabajadores mas de lo permitido por la ley o realizar descuentos sin autorización del trabajador; sólo es posible deducir la quinta parte del excedente del salario mínimo y hasta el 50% de cualquier salario si es por cooperativas o demanda de alimentos. Realizar de manera errónea las deducciones trae como consecuencia al empleador sanciones del Ministerio del trabajo.

• Sobrepasar límite de ingresos no salariales:

Un error cometido por las personas encargadas de nómina de las empresas es asignar otros ingresos que no sean salariales superiores al 40% del total de los ingresos, lo cual aumenta los costos de las empresas y un sobre beneficio del trabajador.

• Novedades:

En cuanto a las novedades uno de los errores más frecuentes es no tener un registro para tener pendiente las inasistencias, incapacidades, suspensiones, entre otras y debido a la falta de este registro, el cálculo de la nómina se genera de manera incorrecta ya que afecta el número de días laborados y por lo tanto se disminuye el salario devengado para ese mes.

• No verificar la nómina antes de realizar el pago:

Realizar el pago sin realizar la verificación es pasar por alto todos los errores que se cometan en el transcurso del periodo de liquidación (Quincenal o mensual).

Errores como los mencionados anteriormente se cometen por lo general en empresas que aún no han implementado una herramienta de nómina que agilice procesos y disminuya la posibilidad de cometer errores. 

Herramientas de gestión de nómina como CAUDATA brindan a las organizaciones agilidad en los procesos, disminución de errores, ahorro de hasta el 80% de tiempo y manejo confiable del talento humano de las empresas.