Uno de los procedimientos más complejos y exactos tiene que ver con el manejo de nómina de las empresas, debido a que el talento humano es el elemento clave de las entidades, pues es gracias a los trabajadores se generan ingresos y utilidades. Por lo anterior es importante evitar cometer algún tipo de error en el proceso, pero para evitar inconvenientes a continuación encontrará algunos aspectos importantes a tener en cuenta.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es importante tener almacenada y actualizada toda la información necesaria para la liquidación de cada uno de los conceptos y soporte de la nomina de los trabajadores.
VERIFICACIÓN DE SOPORTES: Cada uno de los soportes entregados por los trabajadores, deben ser verificados para comprobar la veracidad de la información.
TENER PRESENTE LOS PARAMETROS ESPECIALES DE LA EMPRESA: Es importante tener en cuenta los parámetros que posee la empresa al momento de liquidar la nomina, por ejemplo a que beneficios esta cobijada la empresa para calculo de Seguridad Social y Parafiscales o como es el cálculo de las incapacidades por enfermedad general.
CONTRATO: Es necesario dejar claras las especificaciones del contrato del trabajador, como el tipo de contrato, fecha inicial y final del mismo, el salario, nivel de riesgos, especificación del horario, si se van a cancelar bonos adicionales y funciones. Este documento es la base para el cálculo de la nómina.
AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: Es uno de los deberes del Empleador, afiliar a sus colaboradores a cada una de las entidades encargadas de la Seguridad Social, como lo son la Eps, el fondo de Pensiones, el Arl y la Caja de Compensación. Lo anterior con el fin de garantizar que el trabajador goce de derechos como la atención a la salud, la protección a riesgos de accidentes laborales y gozar de beneficios dispuestos en las cajas de compensación, evitar sanciones por el no incumplimiento, entre otros.
RECORDAR FECHAS LIMITES: Los empleadores no solo esta obligados a realizar el respectivo pago a los trabajadores, sino también a otras entidades, como por ejemplo las encargadas de la Seguridad Social. Estos pagos se realizan hasta unas fechas limites, las cuales son de suma importancia tenerlas presentes por el personal de Talento Humano:
1. Pago de nómina que se realiza en el periodo elegido por la empresa, por ejemplo si es un periodo quincenal, seria el 15 y el 30 de cada mes.
2. Los pagos al sistema de Seguridad Social se deben realizar todos los meses en las fechas establecidas, según el Nit de cada empresa.
3. Los pagos de prima de servicios, se deben realizar en dos cuotas: la primera antes del 30 de Junio y la segunda antes del 20 de Diciembre.
4. El pago de los intereses de cesantías en el mes de Enero y la consignación de las Cesantías al fondo hasta el 15 de Febrero del año siguiente a su causación.
LIMITE DE DEDUCCIONES: El empleador no podrá realizar ninguna deducción a la nomina del trabajador, sin expresa disposición del trabajador o por mandato judicial que contemple tales deducciones; ninguna de estas podrá efectuarse si afectan el salario mínimo del trabajador. Por lo anterior vale recordar que solo hasta la 5 parte del excedente del salario mínimo legal vigente es el limite del descuento. Pero todo salario puede embargarse hasta un 50% a favor de cooperativas y pensiones alimentarias.
LIMITE DE INGRESOS NO SALARIALES: Los pagos no laborales, no constitutivos de salario (No salariales) no podrán ser superiores al 40% del total de los ingresos.
VERIFICAR LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA: Se debe realizar una verificación de la nómina antes de realizar el pago de los trabajadores, verificar bancos y cuentas. novedades. afiliaciones y la correcta liquidación de los conceptos, esto con el fin de disminuir la posibilidad de cometer errores en los pagos.
CONTROL DE NOVEDADES: Debe registrarse cada una de las novedades en el momento justo en el que ocurran, por ejemplo las incapacidades es necesario agregarlas y verificarlas con el respectivo soporte brindado por el colaborador.
CONTROL DE TURNOS: Cuando la jornada laboral de las empresa es manejada por turnos, es necesario que se lleve un control detallado de estos, que se asignen correctamente, que se controlen las novedades, tener en cuenta el trabajo extra hecho por el colaborador y los cambios de turnos, todo esto con el fin de evitar errores en el cálculo de la nómina.
ENTREGA DE TIRILLAS DE PAGO: Cada uno de los trabajadores debe tener acceso a los soportes de pago de nomina y estos deben ser entregados para firma o enviados al correo electrónico.
REALIZAR INFORMES PERIODICOS: Es importante realizar informes de manera periódica, para evitar reprocesos y tener un mayor control de toda la información relacionada con los colaboradores y las nominas de cada mes, año o periodo de tiempo determinado.
CREACIÓN Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS: Es obligación del empleador y el encargado del Talento Humanos de las empresas expedir certificados laborales, en los cuales conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salarios devengado cuando sea necesario.
Es necesario que el personal encargado del Talento humano de las empresas tengan presente cada una de estas practicas, para garantizar que la gestión de nomina se haga correctamente, evitar errores, reprocesos, aumento de tiempo y posibles sanciones por la entidades reguladoras.
Una forma de asegurar que estas prácticas se realicen de una mejor manera y con margen mínimo de error, es manejar una herramienta que beneficie no solo el proceso de nomina, sino que genere la productividad para las organizaciones.
Herramientas de gestión de nomina como Caudata permiten ahorrar hasta el 80% de tiempo y manejar con confianza el Talento Humano de las empresas.
