La entrega de la dotación es un aspecto que genera muchas dudas para los empresarios en Colombia. Entre las preguntas frecuentes se encuentran los valores mínimos y máximos de la dotación que se debe entregar a los empleados. En este artículo, te contamos estos y otros aspectos que debes conocer acerca de la entrega de la dotación en Colombia.

Reglamentación general para la entrega del valor de dotación en Colombia

Algo que debes tener claro es que la entrega de dotación cuenta con una reglamentación general, dispuesta en los Artículos 230 y 234 del CST. Entre sus aspectos generales, se encuentran los siguientes:

• La dotación para cada empleado debe constar de un par de zapatos y un vestido o traje de trabajo.
• Debes entregar la dotación a tus empleados en especie, y no en efectivo.
• La dotación se entrega cada 4 meses.
• Debes proporcionar la dotación de forma gratuita, sin cobrar ningún valor adicional a tus empleados.
• La dotación se entrega a los empleados que devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Para que un empleado pueda recibir su primera dotación, debe llevar como mínimo tres meses en la compañía.

¿Cómo se debe entregar la dotación?

Según lo indica el CST, el valor de la dotación se debe entregar en abril, que se cumplen los primeros cuatro meses del año. La segunda entrega debe ser al iniciar mayo, luego debes hacer otra entrega al comenzar septiembre, y la última se entrega al comenzar enero.

Ten en cuenta que la dotación es una prestación social a cargo del empleador y debe ser suministrada a los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales vigentes.

¿Debo pagar la dotación a los empleados que superen el salario legal?

Debes tener presente que la dotación tiene como objetivo ofrecer a los empleados la indumentaria adecuada para que puedan cumplir adecuadamente y cómodamente con sus funciones laborales. Esto implica que el calzado y la vestimenta deben ajustarse a las características y la naturaleza de cada labor o función que se debe realizar en la empresa.

Si todos los empleados de tu empresa deben utilizar algún tipo de dotación específica, debes hacerte cargo de su costo, independientemente de que el salario de tus trabajadores supere el límite de sueldo que exige la Ley para gozar de este beneficio.

¿El empleado está obligado a utilizar la dotación?

En ningún caso, la Ley obliga a los trabajadores a utilizar la dotación que les entrega el empleador, pero es probable que el reglamento interno de trabajo de cada empresa considere esta obligación como requisito de la empresa. Cada trabajador debe contemplar las sanciones que se le impondrán si no cumple con la obligación de utilizar la dotación, y el procedimiento para sancionar a los trabajadores que incumplan debe quedar plasmado en el reglamento interno de trabajo.

¿Qué puedes hacer si algún trabajador no utiliza la dotación?

Si un trabajador no hace uso de la dotación elegida por la empresa para el cargo que ocupa, por cualquier motivo, el empleador queda eximido de proporcionarle este beneficio en el siguiente período, que debe contar a partir de la fecha en la que se le haya hecho el último suministro de estos elementos.

Como empleador, debes dar aviso por escrito al inspector laboral o a la primera autoridad política para atender los efectos que puedan ocurrir con relación a estos suministros.

Si el trabajador no utilizó la dotación que le entregaste en enero, no estás obligado a entregarle la dotación de marzo ni la de mayo, y así sucesivamente si el trabajador sigue sin utilizarla.

¿Qué sucede con los elementos de protección personal de los trabajadores?

La norma no obliga a los trabajadores a utilizar la dotación de trabajo, pero sí están obligados a utilizar los elementos de protección personal, según lo indica el numeral 8 del Artículo 58 del CST. Estos últimos también deben ser entregados por el empleador dependiendo del cargo y lugar de trabajo.

Aspectos clave para que determines el valor de la dotación de tus empleados

Debes planear la entrega de la dotación para tus empleados, teniendo en cuenta la reglamentación de la dotación en Colombia. Los siguientes factores te ayudarán a entender cuánto te cuesta entregar la dotación de forma legal.

Entrega del valor de la dotación

Como ya sabes, la dotación no debe ser entregada en dinero efectivo, solo puedes entregarla de esta forma cuando un empleado ha terminado su contrato laboral con la empresa y exige que le entreguen la dotación atrasada.

¿Qué debe incluir la dotación?

Recuerda que la dotación que debes entregar consta de un conjunto de ropa que incluye zapatos y traje o vestido. El costo de la dotación debe ser cubierto por el empleador, no por el empleado. Esto significa que puedes adquirir la dotación en el lugar que desees y al precio que consideres adecuado, siempre y cuando cumpla con los requisitos del CST.

¿Cómo determinar el valor de la dotación?

Para determinar el valor de tu dotación, debes realizar un análisis de cada uno de los puestos de trabajo en tu empresa, sus tareas y las condiciones laborales. Las prendas deben ser cómodas y adecuadas para las funciones laborales de cada puesto, como lo indica el Artículo 230 del CST.

En resumen, cada puesto de trabajo en una empresa requiere una dotación diferente, con valores distintos que no están determinados en el CST. Ten en cuenta que no es lo mismo entregar dotación a un empleado administrativo que a uno que trabaja en bajas temperaturas; este último puede necesitar un traje de trabajo especializado, lo que puede aumentar su precio.