POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS
CAUDATA NOMINA
Autorizo el tratamiento de mis datos personales con fines comerciales y/o publicitarios de Tu Optómetra y de terceros, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Tu Optómetra, disponible en: https://www.caudata.com.co El titular de los datos tiene derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización salvo las excepciones legales.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
LEY 1581 DE 2012 – DECRETO 1377 DE 2013
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN: 31 DE MARZO DE 2021 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 08 DE ABRIL DE 2021.
PRESENTACIÓN El presente documento contiene las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por Caudata Nómina en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales. Define los principios en materia de tratamiento y garantiza derechos para los Titulares de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, en adelante “TU OPTÓMETRA”. Domicilio: Carrera Cr 12#89-33 Piso6, Bogota, Cundinamarca, Colombia Correo electrónico: comercial@caudata.com.co Teléfono: 3052447267 Página Web: www.caudata.com.co
ANTECEDENTES NORMATIVOS
Artículo 15 de la Constitución Política “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. Artículo 20 de la Constitución Política “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
OBJETO Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por CAUDATA NÓMINA para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
ÁMBITO DE APLICACIÓN Las políticas y procedimientos, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de CAUDATA NÓMINA. Estas políticas son de carácter obligatorio para caudata nómina en calidad de responsable del tratamiento de datos, Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.
DEFINICIONES
Autorización. Consentimiento previo. expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consultas. Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por CAUDATA NÓMINA, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos. Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por CAUDATA NÓMINA, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.
Dato públicos. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
PRINCIPIOS
CAUDATA NÓMINA mantendrá los siguientes principios, en el proceso de administración de datos personales.
Legalidad en materia de Tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
Tratamiento y Finalidad.El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. CAUDATA NÓMINA lleva a cabo el tratamiento de la información de sus bases de datos con fines relacionados con la prestación del servicio, la relación contractual, así mismo con fines comerciales y/o publicitarios de opciones y productos propios o de terceros ofrecidos al público a través de cualquier medio electrónico.
Para los efectos arriba mencionados, CAUDATA NÓMINA podrá transmitir la información a terceros, proveedores, del gremio médico y optométrico o similares, para la consulta, actualización, perfilamiento y reporte de información, según corresponda.
El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad La información. la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución, y la ley este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Transparencia. CAUDATA NÓMINA debe GARANTIZAR en el tratamiento de datos el derecho del titular a obtener de CAUDATA NÓMINA o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
Seguridad de la información. sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
DATOS SENSIBLES. Definición Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento. b) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades. C) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: 1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
DERECHOS de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAUDATA NÓMINA o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAUDATA NÓMINA, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por parte de CAUDATA NÓMINA o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento CAUDATA NÓMINA o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos. f) Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS AUTORIZACIÓN.
Recolección de los datos personales: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por CAUDATA NÓMINA deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley. 9.1.
Autorización del Titular Para que CAUDATA NÓMINA realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral. CAUDATA NÓMINA adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por CAUDATA NÓMINA siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Casos en que no es necesaria la autorización a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Casos de urgencia médica o sanitaria. c) Datos de naturaleza pública. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Suministro de la información. La información solicitada por el titular será suministrada por CAUDATA NÓMINA por el mismo medio que fue formulada. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
Deber de informar al Titular. CAUDATA NÓMINA, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten como titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a CAUDATA NÓMINA, la supresión parcial o total de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Personas a quienes se les puede suministrar la información. acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de CAUDATA NÓMINA podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
PROCEDIMIENTOS:
El titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante CAUDATA NÓMINA, consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por CAUDATA NÓMINA a nivel nacional: ∙ Medio Escrito ∙ Página Web www.caudata.com.co , a través del formulario dispuesto para tal fin. CAUDATA NÓMINA, responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada, a través de la Gerencia de PQR.
CONSULTAS Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable. CAUDATA NÓMINA suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: 1. Una (1) vez cada mes calendario. 2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información. Para efectos de responder las consultas, CAUDATA NÓMINA, cuenta con un término de nueve (9) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante CAUDATA NÓMINA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CAUDATA NÓMINA, con la siguiente información: Nombre del peticionario ∙ Número de identificación del peticionario ∙ Hechos en que se fundamenta la solicitud ∙ Objeto de la petición ∙ Dirección de envío de correspondencia. Si los documentos no son enviados completos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
DEBERES DE CAUDATA NÓMINA EN EL TRATAMIENTO DE DATOS. CAUDATA NÓMINA, cumplirá los siguientes deberes: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Tomar las medidas para que la información que se suministre del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta. h) registrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i) garantizar el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; K) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
MEDIDAS DE SEGURIDAD CAUDATA NÓMINA toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE CAUDATA NÓMINA Los lineamientos de seguridad de CAUDATA NÓMINA se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información de CAUDATA NÓMINA. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de CAUDATA NÓMINA.
MODIFICACIONES CAUDATA NÓMINA se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información referidos a la identificación de CAUDATA NÓMINA y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, CAUDATA NÓMINA comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
