Facturacion Electronica

facturacion electronica

La facturación es una transacción que soporta la venta de bienes o servicios, esta se puede realizar de varias formas y una de estas es por medio de soluciones informáticas o electrónicas, las cuales deben cumplir las mismas condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación.

La factura de forma electrónica ha sido un tema de el que muchos obligados a facturar han hablado últimamente, ya sea porque la Dian los ha obligados a expedir facturas electrónicas o porque ellos de forma voluntaria así lo determinaron.

Uno de los beneficios que trae para las empresas que realicen sus este tipo de transacciones, ya sea obligatoria o voluntariamente, es la disminución de los costos de facturación, lo cual permite de manera directa un aumento en la productividad.

Estas facturas al igual que las que se llevan con talonario o de otra forma deben cumplir con unas características específicas determinadas por la Direcciones de Impuestos y Aduanas Nacionales y entre estas están las siguientes:

  • Llevar numeración consecutiva.

  • Tener su denominación de factura de venta.

  • Contener la Razón Social y el Nit

  • Describir el bien o el servicio que se está vendiendo.

  • Se debe integrar la Razón Social y el Nit de el impresor de la factura.

  • Indicar la calidad de retenedor.

  • En la factura se debe incluir la firma digital o electrónica.

  • Debe contener el Número Único de Factura Electrónica CUFE

  • Y por último cumplir con los formatos dispuestos por la DIAN.

El obligado a facturar debe entregar a la Dian en ejemplar de la factura con sus respectivas notas, en un plazo de 48 horas después de ser generadas, es decir luego de que el obligado firma la factura. Una vez esta llegue a la Dian firma el recibido y verifica los siguientes aspecto:

  • Que el obligado, adquirente y proveedor tengan el RUT activo y estén registrados en el catálogo de participantes de facturación electrónica.

  • El número de factura debe estar en el rango autorizado y que no ha sido utilizado anteriormente.

  • Que el tiempo de entrega del ejemplar esté dentro de las 48 horas establecidas.

  • Se revisa si el CUFE es válido.

  • Se valida que la firma digital sea la que está registrada.

¿Quieres facturar electrónicamente?

Si quieres facturar electrónicamente de manera voluntaria, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Manifestar a través del servicio de información electrónica de la Dian su intención de facturar de forma electrónica.

  2. Se debe exponer si se realizara la factura de forma directa indicando cual es el software utilizado y solicitando las pruebas para la aprobación. Si por otra parte decide utilizar un proveedor deberá verificar si este se encuentra en el catálogo de participantes de facturación electrónica de la Dian.

  3. A los 10 días hábiles de la realización de pruebas, la Dian expide la resolución que la habilita para facturar electrónicamente.

  4. Actualizar el RUT, indicando quién será el proveedor de facturas.

A groso modo estos son los aspectos que se deben tener en cuenta cuando eres obligado a facturar electrónicamente, o cuando lo quieres realizar de forma voluntaria.

Como se dijo anteriormente, este tipo de facturación trae beneficios a las empresas ya sea por costos, tiempo o por producción y es pensando en este tipo de oportunidades que prontamente CAUDATA estará realizando sus facturas de venta de forma electrónica.

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